De projectleiders of voormannen van je organisatie hebben een belangrijke rol. Doordat ze verantwoordelijk zijn voor een succesvol verloop van het project zijn hun werkzaamheden gevarieerd. Ze hebben contact met zowel medewerkers en leveranciers als klanten en samenwerkingspartners, zetten divers materieel in en zijn verantwoordelijk voor een nauwkeurige urenregistratie. Prooft voorkomt dat projectleiders in talloze systemen moeten werken om hun werk goed te kunnen doen. In plaats daarvan bieden we via de Prooft Portaal alleen de benodigde informatie aan. Vanuit een persoonlijk dashboard kunnen ze direct de gegevens ophalen over de projecten waarvoor ze verantwoordelijk zijn. Dat maakt het werk stukken efficiënter en zorgt ervoor dat het bijhouden van de administratie een fluitje van een cent is.
Wil jij het werk van je projectleiders leuker maken en de administratieve werkdruk verlagen? Naast bovenstaande modules, bestaan er nog veel meer mogelijkheden en oplossingen. We denken graag met je mee.
Prooft Gereedschapskoffer
voor projectleiders
De projectleider of voorman beschikt dankzij de Prooft Portaal over een overzichtelijke lijst met alle projecten waarvoor hij of zij verantwoordelijk is. Per project kan hij eenvoudig doorklikken om de projectgegevens in te zien. Afgeronde werkzaamheden, de planning, orderbevestigingen, facturen: samen beslissen we welke documenten en activiteiten de projectleider kan inzien.
Het verzorgen van en in de gaten houden van de planning is een belangrijke verantwoordelijkheid van een projectleider. Om te zorgen dat het project volgens planning verloopt, kan de projectleider alle werkzaamheden en beschikbare medewerkers invoeren, waarna de planning geautomatiseerd tot stand komt. De activiteiten worden aan de projectleider getoond in de vorm van to do’s over een bepaalde periode. Als specifieke werkzaamheden vaker terugkomen, kan de projectleider een frequentie en interval meegeven aan de activiteit. Vervolgens is de voortgang van een project eenvoudig te volgen via de Prooft Portaal. Dreigt de planning niet gehaald te worden? Prooft geeft de projectleider proactief een waarschuwing, zodat hij of zij op tijd kan bijsturen.
Gewerkte uren inzien, improductieve uren controleren en het goed- of afkeuren van verlofaanvragen: de projectleider kan alle administratieve werkzaamheden met betrekking tot zijn servicemedewerkers in één programma inzien en controleren.
Niet ieder project is van tevoren goed in te schatten. Soms komt er een aanvullende vraag van een klant en is er sprake van meerwerk. Prooft maakt het registreren van meerwerk kinderlijk eenvoudig en zorgt dat de extra uren direct worden geregistreerd in het boekhoud- of facturatiepakket. Daardoor zorgen we voor meer declarabele uren en een administratie die op orde is.
De projectleider kan de afgeronde werkzaamheden binnen het project eenvoudig inzien via een aparte lijst. Zijn alle werkzaamheden afgerond? Dan kan de projectleider het project digitaal opleveren. Eventueel meerwerk is gedurende het project al genoteerd en de klant kan eenvoudig een handtekening zetten als hij tevreden is met het resultaat.