Prooft zorgt voor nieuw werkproces én andere werkwijze

Ingrid Wetterauw is administratief medewerker bij het Vakbedrijf Natuurbeheer van Empatec. Ze is verantwoordelijk voor de urenregistratiecontrole van de medewerkers van het vakbedrijf en werkt nauw samen met Sytse Algra. Sytse geeft als uitvoerder leiding aan de hoveniers en natuurbeheerders van Empatec. Sinds twee jaar maakt dit onderdeel van Empatec gebruik van Prooft. Zowel Ingrid als Sytse werken dagelijks met de software. Hoe zij Prooft gebruiken in hun werkzaamheden, lees je in dit artikel.

Controlerende functie
Met de invoering van Prooft zijn de processen van Empatec flink geautomatiseerd. Ingrid vertelt: “Voorheen noteerden de voormannen de gewerkte uren handmatig op papieren formulieren. Aan het einde van de dag ontving ik de formulieren van Sytse, waarna ik de gegevens in Exact invoerde. Je kunt je voorstellen dat deze activiteit foutgevoelig was en bovendien een groot deel van mijn tijd in beslag nam. Door de komst van Prooft heb ik een meer controlerende functie gekregen: in plaats van zelf de uren in te voeren, controleer ik of de medewerkers hun uren op de juiste manier hebben ingevuld. Daardoor heb ik meer tijd gekregen voor andere werkzaamheden. Ik hoef nu namelijk alleen nog maar actie te ondernemen als ik uren mis of als ik zie dat er meer uren zijn gemaakt dan normaal. Bovendien krijg ik de uren veel sneller aangeleverd. Zodra de voorman de uren aan het einde van de dag heeft geregistreerd, zie ik dat ook terug in Prooft. Voorheen gebeurde het nog wel eens dat de urenformulieren een paar dagen – en in sommige gevallen weken – in de bus van een voorman lagen. Dat komt nu niet meer voor. Nu maak ik iedere week een uitdraai van zowel de gemaakte uren als van de gebruikte machines en vraag ik Sytse of het overzicht klopt.”

Van opschrijven naar toewijzen
Sytse reageert: “Als ik zelf het antwoord schuldig moet blijven, controleer ik bij de voorman wat er aan de hand is. Soms is hij vergeten om voor een medewerker de uren in te vullen. Maar het gebeurt ook wel eens dat we extra uren hebben gedraaid, omdat een klus langer duurde dan verwacht.” Sytse gebruikt als uitvoerder veel meer functionaliteiten van Prooft. Hij legt uit: “Toen we overstapten op Prooft, gingen we niet alleen over op een nieuwe software, maar veranderde ook onze werkwijze volledig. De overstap op tablets was, met name in het begin, wel even wennen. En ook het werkproces is met de komst van Prooft behoorlijk veranderd. Als uitvoerder wijs ik in Prooft de projecten toe aan de verantwoordelijke voorman. Hij kan vervolgens direct zien welke afspraken we met de klant hebben gemaakt en kan alle benodigde documenten ophalen via Prooft. Zo ziet hij in één oogopslag welke werkzaamheden hij en zijn collega’s op welke locatie moeten uitvoeren. Stel dat we met een klant de afspraak hebben dat we zes keer per jaar komen maaien, dan kan de voorman deze werkzaamheden zelf inplannen. Regent het op de dag van de geplande activiteit? Dan kan de voorman de klus eenvoudig doorschuiven naar een later moment in de week.”

Geklaarde klussen
Is de klus geklaard? Dan registreert de voorman de gemaakte uren in Prooft, waarbij hij zijn vaste groepje collega’s met één klik kan toevoegen aan het project. Hij hoeft dus niet voor iedere medewerker apart de uren te registreren. Is een medewerker uit het groepje afwezig? Dan verwijdert de voorman diegene met één druk op knop voor die specifieke dag. Eventueel meerwerk, machine-uren en gebruikte materialen voegt hij bovendien snel en eenvoudig toe aan het project. En hebben de medewerkers nog een extra zak potgrond nodig? Via een formulier in het portaal geeft de voorman aan welke extra materialen hij heeft aangeschaft voor het project.

“Eigenlijk is er een schakel uit het vroegere proces gehaald."

Als het project is opgeleverd, wordt het opleverdocument direct opgeslagen in Exact Globe en eventueel gemaild naar de klant. Ook kan de klant het werk beoordelen aan de hand van een klanttevredenheidsformulier. Dat formulier wordt eveneens opgeslagen en gemaild naar de klant. 

Kortom; voor Empatec betekende Prooft een behoorlijke automatiseringsslag. Ingrid: “Eigenlijk is er een schakel uit het vroegere proces gehaald. Doordat ik nu geen uren meer hoef in te kloppen, heb ik tijd om me te focussen op andere administratieve werkzaamheden.” 

Ook meepraten?
Maak een afspraak!

Afspraak maken