Bewezen resultaten
voor Empatec dankzij Prooft
Mensen met groene vingers kunnen hun kwaliteiten in de praktijk brengen als hovenier of natuurbeheerder; aanpakkers met schoonmaak skills bij Facilitaire Services. En mensen met handige handen? Die kunnen hun creativiteit kwijt in de meubelmakerij, het metaalbedrijf of het verpakkingsbedrijf. Empatec heeft voor ieder talent wel een geschikte werkplek.
Het Friese sociaal werkbedrijf geeft mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt een kans om te werken in een van de negen vakbedrijven. Met 1.100 medewerkers zijn ze één van de grootste werkgevers van Friesland. Sinds twee jaar maakt het Vakbedrijf Natuurbeheer gebruik van Prooft. Freerk Speelman is applicatiemanager bij Empatec en verantwoordelijk voor de implementatie en uitrol van Prooft binnen de organisatie.
Groene klussen klaren
Iedere ochtend vertrekken busjes met gemotiveerde groenmedewerkers naar opdrachtgevers in de hele regio. Klanten variëren van gemeentes en semioverheidsinstellingen tot bedrijven die MVO hoog in het vaandel hebben. Maaien, schoffelen, snoeien: de groenmedewerkers hebben genoeg te doen. Die uren moeten natuurlijk geregistreerd worden. Freerk vertelt: “Voordat we met Prooft werkten, registreerden we de uren handmatig, met pen en papier.” De uitvoerders kregen ’s ochtends een opdrachtbon mee waarop stond beschreven waar ze die dag aan de slag konden. Op de opdrachtbon noteerde de voorman aan het eind van de dag met hoeveel mensen ze de klus hadden geklaard, hoe lang ze erover hadden gedaan en welke machines er waren gebruikt. Die opdrachtbon leverde de voorman af aan de collega’s van de administratie, die de uren en gebruikte materialen vervolgens overtikten in Exact. Een werkwijze die niet alleen omslachtig en tijdrovend is, maar ook foutgevoelig. Bonnen bleven nog wel eens in de bus liggen en doken een paar dagen – zo niet weken – later op. “Soms brachten we gemaakte uren pas maanden later in rekening bij de klant. Ook kwam het regelmatig voor dat bonnen zoekraakten. Je begrijpt: dat kwam onze declarabiliteit niet ten goede.”
“Wat ik prettig vind aan Prooft is dat we onze bestaande softwarepakketten gewoon kunnen blijven gebruiken."
Zoektocht naar eenvoud en gemak
‘Dat moet toch makkelijker kunnen?’, dacht Freerk. Hij begon een zoektocht naar een oplossing. Die leidde hem langs hun bestaande softwarepakketten en via alternatieve oplossingen uiteindelijk bij Prooft. “We werken met mensen met een lichte beperking. Bij veel softwarepakketten moesten medewerkers door drie of vier schermen klikken om hun uren te registreren. Foutgevoelig, ingewikkeld: ik wist op voorhand al dat dit niet (secuur) zou gebeuren. Wat me aansprak aan Prooft was dat medewerkers allemaal kunnen inloggen op een eigen Prooft omgeving. Daar vinden ze alleen de voor hen relevante informatie. Zo zien ze in één oogopslag voor welke projecten of dagen ze de uren nog moeten invoeren en kunnen ze de informatie die ze nodig hebben snel en eenvoudig ophalen.” En heeft de administratieafdeling de uren na het inboeken goedgekeurd? Dan staan de uren ook direct in Exact. Dat scheelt een heleboel overtikwerk voor het administratieve team. “Wat ik prettig vind aan Prooft is dat we onze bestaande softwarepakketten gewoon kunnen blijven gebruiken. Prooft heeft eigenlijk een gebruiksvriendelijkere interface gebouwd, vanuit waar we al onze softwarepakketten kunnen ‘vullen’. Dankzij Prooft is de invoer van gegevens aan de voorkant stukken eenvoudiger en komt de informatie aan de achterkant direct op de juiste plek terecht.”
Implementatie
Ingewikkeld was de implementatie van Prooft niet, vindt Freerk. “De projectgroep bestond uit de heren van Prooft, een aantal mensen van onze dienstverleningsafdeling en ik. Iedere maand hadden we een overleg. Onze voornaamste wens was om het invoeren van uren zo eenvoudig mogelijk te maken. Ook mocht het niet te lang duren. Maar als je zoiets bespreekt in een projectgroep, ontstaan al gauw nieuwe wensen. Prooft hield ons bij de les en hielp ons hoofd- en bijzaken te scheiden. Bovendien dachten ze kritisch mee over het proces en trokken ze aan de bel als ze onze keuzes niet logisch vonden.” Een voorbeeld daarvan is het vooraf invullen van de uren. “Je weet hoeveel uren je vooraf hebt afgesproken met een klant. Het leek ons dan ook handig als de uren direct al in het systeem zouden staan, zodat medewerkers alleen maar hoefden te accorderen. Michel en Paul waarschuwden ons dat dit juist zorgt voor fouten, omdat de kans bestaat dat mensen gemakkelijk worden. Als ze denken: ‘het zal wel goed zijn’ en zonder te controleren op ‘ok’ drukken, heb je nog geen accurate urenregistratie. Dat maakt dat we hebben besloten dat medewerkers het aantal uren wel zelf moeten invullen.”
"...Doordat het Prooft Portal enorm intuïtief werkt en mensen na inlog direct weten wat ze moeten doen, verliep de invoering zonder grote opstartproblemen.”
Multicompany software
Na een half jaar van uitdenken en ontwikkelen, werd het Prooft Portaal in januari 2018 geïntroduceerd en geïmplementeerd in de organisatie. “We hebben toen voor iedere voorman een tablet aangeschaft met op het bureaublad een snelkoppeling naar Prooft. Nu kunnen ze op ieder gewenst moment van de dag de uren en materialen invoeren. Doordat het Prooft Portal enorm intuïtief werkt en mensen na inlog direct weten wat ze moeten doen, verliep de invoering zonder grote opstartproblemen.”
Freerk is enthousiast over Prooft en wil de software ook graag uitrollen in de andere vakbedrijven van Empatec. “Het prettige is dat Prooft daar al op heeft voorgesorteerd, door de mogelijkheid te bieden om verschillende inlogschermen toe te voegen. Elk portaal krijgt een eigen smoel, waardoor je direct ziet in welke omgeving je zit.” Dankzij Prooft hebben we meer declarabele uren, is onze administratie beter op orde en zijn we tegelijkertijd minder tijd kwijt aan het registreren van de uren. Prooft heeft niet ‘alleen’ een softwareoplossing geleverd, maar tegelijkertijd onze processen vele malen efficiënter en eenvoudiger gemaakt.”